Régularisation des charges locatives : la méthode pas à pas
Mis à jour le 08/10/2026 · Par l'équipe Loyski
Chaque mois, ton locataire verse une provision pour charges. Une fois par an, tu compares ces provisions aux charges récupérables réellement payées, puis tu lui demandes le complément ou tu lui rembourses le trop-perçu. La méthode pas à pas, avec un exemple.
Le principe
Les charges locatives (ou « récupérables ») sont des dépenses que le bailleur paie d'abord et peut se faire rembourser par le locataire : eau, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères… Le bail prévoit le plus souvent une provision mensuelle, versée avec le loyer. La régularisation compare le total de ces provisions au montant réel.
Solde = charges récupérables réelles − provisions versées. Positif : le locataire doit un complément. Négatif : tu lui rembourses la différence.
Les 5 étapes
- Rassemble les montants réels de l'année : le décompte annuel de copropriété (une fois les comptes approuvés en assemblée générale), l'avis de taxe foncière pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, les factures d'eau ou d'entretien que tu paies directement.
- Ne garde que les charges récupérables, listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (la liste complète). Sur le décompte du syndic, c'est généralement la colonne « charges récupérables » ou « locatives ».
- Calcule les provisions effectivement versées sur la même période, au prorata si le locataire est arrivé ou parti en cours d'année.
- Envoie le décompte au locataire un mois avant la régularisation, par nature de charges, avec, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires (tantièmes de copropriété, par exemple).
- Encaisse ou rembourse le solde, en général avec le loyer suivant, et ajuste la provision mensuelle si l'écart est important.
Pendant six mois après l'envoi du décompte, les justificatifs sont tenus à la disposition du locataire, y compris par voie dématérialisée.
Exemple chiffré
Julie paie 90 € de provision par mois, soit 1 080 € sur l'année. Les comptes de copropriété de l'année sont approuvés en avril. Charges récupérables réelles :
| Eau froide et eau chaude | 346,20 € |
| Entretien des parties communes et ascenseur (part récupérable) | 512,80 € |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | 198,00 € |
| Total des charges réelles | 1 057,00 € |
| Provisions versées | 1 080,00 € |
| Trop-perçu à rembourser à Julie | 23,00 € |
Le bailleur envoie le décompte début mai et déduit les 23 € du loyer de juin. Il peut laisser la provision à 90 €, très proche du réel.
Fais ton propre calcul avec le calculateur de régularisation.
Les erreurs fréquentes
- Répercuter toute la colonne du syndic : les honoraires du syndic, les travaux, l'assurance de l'immeuble ou le fonds de travaux ne sont pas récupérables.
- Oublier la taxe d'ordures ménagères : elle figure sur l'avis de taxe foncière, pas sur le décompte du syndic.
- Laisser passer des années : au-delà de 3 ans, les charges sont prescrites, et un rappel tardif et important crée des tensions.
- Envoyer un simple total : le décompte doit détailler les charges par nature.
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Questions fréquentes
La régularisation des charges est-elle obligatoire ?
Oui, quand le locataire verse des provisions pour charges : elles doivent être régularisées au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le forfait de charges, lui, n'est jamais régularisé.
Que faire si le locataire est parti ?
La régularisation reste due pour sa période d'occupation. En copropriété, le bailleur peut garder jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'arrêté des comptes, puis solder dans le mois qui suit leur approbation.
Combien de temps pour réclamer des charges oubliées ?
Trois ans (article 7-1 de la loi de 1989). Mais si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle des charges, le locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités.
Le locataire peut-il contester le décompte ?
Oui. Il peut demander à consulter les justificatifs pendant six mois et contester les charges qui ne sont pas récupérables. En cas de désaccord, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement.
Ce guide donne une information générale à jour à sa date de publication. Il ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : en cas de doute, l'ADIL de ton département renseigne gratuitement propriétaires et locataires.